Задать вопрос юристу
 <<
>>

ЭЛЕМЕНТЫ СИСТЕМЫ ОБМЕНА ИНФОРМАЦИЕЙ

Процесс обмена информацией в организациях условно можно разделить на две категории: планируемая, или формальная, передача информации и непланируемая, или неформальная, передача информации. В каждой организации существует некая официальная структура, с помощью которой сведения передаются по назначению.
Но эта формальная их передача дополняется большим количеством информации, передача которой происходит от желания и даже нетерпения работников поделиться ею друг с другом даже тогда, когда это официально не разрешено или даже запрещено. ФОРМАЛЬНАЯ ПЕРЕДАЧА ИНФОРМАЦИИ В крупной организации административные инструкции обычно оговаривают, кто кому может официально писать бумаги, кто кому должен докладывать и в каких случаях, кто просматривает памятные записки по конкретным вопросам, кто выдает информацию и т.п. В наиболее проработанной форме такое планирование и направление информации в нужный канал можно видеть в вооруженных силах, где сложные схемы передачи информации изложены в строго соблюдаемых официальных правилах. Там, где работа организации состоит в обработке письменных заявлений или требований, правила процедуры также подробно оговаривают путь прохождения заявления: какая информация должна быть собрана и на каком этапе; что конкретно нужно сделать. Подобным же образом почти всегда формально определяются форма, содержание и ответственность за подготовку финансовых отчетов. Стандартные формы (бланки). Одним из важных способов формализации передачи сведений является использование стандартизированных форм (бланков), в которые и вносится информация. Во многих организациях в дополнение к формам отчетности имеются бланки закупочных требований, определенные формы личных анкет, бланки заявлений и официальных писем. Главное преимущество любой формы состоит в том, что человеку, заполняющему ее, не нужно задумываться, когда, как и какую информацию требуется сообщить в данном случае. Указания на самом бланке или (в особых случаях) в специальном руководстве по его заполнению обычно оговаривают: 1) случаи, в которых применяется данная форма; 2) количество экземпляров, которое необходимо заполнить; 3) место, куда рассылаются эти экземпляры; 4) лицо, ответственное за заполнение различных разделов бланка, и 5) определения и другая информация, помогающая лицу, пользующемуся этой формой, правильно ее заполнить. Эти указания сами являются своего рода информацией и должны быть квалифицированно составлены, чтобы можно было правильно использовать стандартную форму. Кроме того, указания не дадут результатов, если не будут доведены до сведения пользователей. Когда изменения в налоговом законодательстве вызвали чрезмерное увеличение количества налоговых деклараций, Налоговое управление вынуждено было разработать усовершенствованные формы и инструкции, которые были бы понятны налогоплательщикам и сообщали бы управлению сведениия, необходимые для контроля за соблюдением закона. Стандартные формы дают преимущества инициатору передаваемой информации: если человек вновь и вновь пишет постоянно повторяющийся текст, то введение в оборот соответствующего бланка значительно экономит время. Бланки выгодны также получателю информации: используя форму, он может уточнить, какие именно сведения ему нужны в работе.
Например, агент по закупкам вынужден вести обширную переписку со своим снабженцем, чтобы достичь полного взаимопонимания. Используя бланк требований, он может существенно сократить эту переписку. Налоговый инспектор подобным же образом может избежать тяжелого бремени, связанного с обменом информацией между ним и огромным числом налогоплательщиков. Кроме того, информацию, необходимую для принятия решения, могут заранее отбирать, используя формы, высококвалифицированные специалисты, а лица с меньшей подготовкой будут затем принимать решения. Главный недостаток любой стандартной формы заключается в отсутствии у нее гибкости. Поскольку в ней точно определено, какую информацию и каким образом необходимо передать, то она сообщит и ложную информацию, если материал не соответствует форме. Любой человек, когда-либо заполнявший стандартную форму, бывал озадачен ”не имеющими ответа” вопросами, которые не соответствуют конкретной ситуации. Какими бы ни были ответы на такие вопросы, они скорее введут в заблуждение, нежели проинформируют. Отсюда разработка и использование форм, хотя это и важно для построения систем обмена информацией, никоим образом не решают всех проблем обмена информацией в пределах одной организации или во взаимоотношениях с ее клиентами. Прочие формальные требования. Стандартная форма может рассматриваться как предел формализации обмена информацией, поскольку она не оставляет почти ничего на усмотрение ее инициатора. Другую крайность (т.е. предельную свободу) представляют слухи — незапланированная и непреднамеренная передача информации, которая происходит как некий инцидент социальных контактов членов организации, врожденного любопытства людей. Между этими крайними полюсами есть масса возможностей для преднамеренного замысла и планирования межличностных связей. Среди правил, которыми организации пользуются при внутреннем обмене информацией, особое значение имеют следующие. 1. Требование периодических отчетов. От сотрудника могут потребовать представлять ежедневные, еженедельные, ежемесячные или годовые отчеты о работе, не уточняя полностью его формы или содержания. Иногда подходящим случаем для отчетов являются регулярные собрания сотрудников. Многие начальники берут за правило встречаться с каждым подчиненным по меньшей мере каждый день и спрашивать: ’’Что нового?” 2. Частичная детализация формы или содержания передаваемой информации. Даже в тех случаях, когда информация не сводится в некую форму, могут быть введены определенные правила общего расположения материала и его содержания. В армии, например, донесения разбиваются на параграфы, требуется наличие подписей, обоснований и т.п. 3. Детализация каналов рассылки информации, адресатов рассылки, допуска к информации. Правила могут также определять, кто должен готовить, проверять и одобрять перед отправкой различные виды информации. 4. Сортировка входящей информации. Правила могут вменять в обязанность работникам определенного подразделения организации читать входящую информацию и направлять ее соответствующим лицам в данной организации. Формальный план обмена информацией и особенно детализация каналов ее распределения обычно тесно связаны с формальной системой властных полномочий в организации. Иерархическая структура властных полномочий может быть усилена, например, правилами, которые ограничивают издание законных приказов лишь иерархическими каналами. Контрольные функции руководителей облегчаются требованием к подчиненным представлять отчеты, которые направляются наверх по иерархической лестнице. Властные полномочия функциональных специалистов могут быть укреплены наделением их правом передавать информацию ("информирую”, ’’указываю” или ’’советую”) по своей специализации другим членам организации. И наоборот, полномочия, вытекающие из функционального статуса, могут быть частично урезаны ограничением права данного специалиста направлять информацию помимо каналов иерархической структуры. Формальный план обмена информацией, как и любой другой план организации, эффективен только тогда, когда члены этой организации принимают его как обязательный, а это зависит от тех же психологических факторов, что и признание любых других властных полномочий. Санкции обнаруживают здесь сильные и слабые стороны так же, как и при проведении в жизнь любых других правил. Формальная система обмена информацией имеет ограничения. Она не удовлетворяет полностью потребности организации — невозможно формализовать все, что происходит в организации. Установленные каналы не могут вместить все многообразие потребностей в обмене информацией. Кроме того, передача информации по каналам, как правило, не доносит всех смысловых тонкостей того, что предполагается сообщить. Формальный обмен информацией часто не может выразить реальные нужды и потребности организации из-за своей медлительности и негибкости. Недостатки формальной системы обмена информацией всегда остро ощущает руководитель, назначенный в эту организацию недавно, — помимо официальных каналов у него еще мало контактов, которые позволяли бы ему передавать или получать информацию, необходимую для сотрудничества с другими подразделениями организации. Чтобы быть эффективным, обмен информацией должен быть шире, чем официальная схема. Со стороны ее участников это требует общего ’’понимания”, т.е. способности интерпретировать, основываясь на знаниях прошлой информации, а также на всем разнообразии информации далеко за пределами формальной структуры организации. НЕФОРМАЛЬНАЯ ПЕРЕДАЧА ИНФОРМАЦИИ Перечисленные трудности приводят к росту неформальной системы передачи информации, которая дополняет формальную, предписанную систему. Например, начальник подразделения хочет иметь предварительную информацию о возможностях увеличения финансирования на следующий год. Он может получить эту информацию от одного из своих друзей — помощника начальника управления — задолго до того, как официальный бюллетень спустится вниз по установленным каналам. Метод неформальной передачи информации. Существует множество путей неформального распространения информации. Приведем пример. Джоунз, Смит и Гольдберг работают в разных секторах, но обедают вместе. У каждого есть свои связи в подразделениях данной организации и они охотно обмениваются информацией. Г-жа Джонсон входит в тот же женский клуб, что и жена г-на Александера, административного помощника начальника управления. Г-жа Джонсон узнает некую информацию, сообщает ее своему мужу, а тот в свою очередь передает ее сотрудникам своего сектора. Но неформальная передача информации — это не только неизбежные, и даже в некоторой степени незаконные, внутриуч- режденческие разговоры и слухи. Она включает любую информацию вне официальных каналов. Не всегда легко определить, что имеется в виду под ’’каналами” — обычно это передача информации по линиям формального построения полномочий или линиям, которые были установлены официальной иерархической структурой. Во многих организациях большая часть информации, используемой при принятии директивных решений, передается неофициально. Неформальная передача информации выстраивает свои главные каналы на основе социальных групп, определяющих структуру организации. Частое общение и общее отождествление себя с организацией, которые, как мы видели, являются одновременно причиной и следствием структуры социальных групп, обеспечивают средства для эффективной передачи информации. Следовательно, неформальная передача информации находится в таком же соотношении с полномочиями отождествляющих себя групп и лиц, как и официальная передача информации в соотношении с иерархической структурой полномочий. Полномочия функционального специалиста могут определяться формальной или неформальной системой передачи информации в зависимости от того, насколько строго формальная передача информации ограничена каналами иерархической структуры. Последствия неформальной передачи информации. Система неформальной передачи информации является одновременно необходимой, неизбежной и иногда раздражающей. В то время как она часто дает возможность организации быстрее, чем по формальной процедуре, приспособиться к меняющимся условиям (т.е. минуя формальные структуры), она же вносит разлад в официальные соотношения полномочий и затрудняет координацию. Довольно часто неофициально переданная информация бывает искаженной и неверной, поскольку она не подлежит официальному контролю. Один из наиболее действенных способов усилить свое влияние в организации (как осознанно, так и неосознанно) заключается в интенсивном развитии каналов неформальных связей. Люди, стремящиеся к этому, общаются с сотрудниками стратегически важных подразделений с тем, чтобы иметь возможность ’’потрясти плодоносящее древо и его многочисленные ветви”. Они могут также старательно строить отношения с лицами, занимающими более высокое положение в организации, чтобы с их помощью ’’взращивать” свои идеи и предложения. Нет никаких сомнений, что таким образом может быть приобретена реальная власть. Ради достижения каких целей она будет использована, зависит от побудительных мотивов приобретшего ее человека. Люди, использующие неофициальные каналы информации, становятся особенно влиятельными, когда формальная система передачи информации перестает отвечать требованиям организации. . Развитая система неформальной передачи информации, которая дополняет формальную, часто дает возможность организации выполнять свои задачи быстро и оперативно. При этом сотрудники могут достичь полноты понимания, что было бы невозможно при наличии лишь формальной системы. Насколько можно полагаться на неформальную систему передачи информации, в основном зависит от размера организации и восприятия ее целей. На формальную передачу информации крупные организации должны полагаться в гораздо большей степени, нежели мелкие: не так просто в крупной организации ’’позвать Джона и выяснить, что он имел в виду на самом деле”. Деятельность крупных организаций не может зависеть от того понимания информации, которое складывается в результате непосредственных личных взаимоотношений сотрудников. К тому же в большинстве крупных организаций по сравнению с мелкими сложность стоящих перед ними задач и множество разнообразных социальных групп с различными интересами требуют делать больший упор на формальную передачу информации. ВНУТРЕННИЕ И ВНЕШНИЕ КАНАЛЫ ОБМЕНА ИНФОРМАЦИЕЙ Правительственные учреждения должны поддерживать постоянный поток информации не только между своими штатными сотрудниками, но и другими учреждениями, Конгрессом и населением. При использовании внутренних и внешних каналов обмена информация иногда накладывается друг на друга, что вызывает ряд административно-управленческих проблем. Различие требований, предъявляемых к внутренним и внешним каналам обмена информацией, можно проиллюстрировать гипотетической ситуацией с кампанией, которую проводит полицейское управление большого города против нарушений правил уличного движения. После того как принято решение начать кампанию, необходимо проинформировать полицейских об ее характере, месте каждого из них в общей картине кампании. Можно в каждом полицейском участке провести собрания, издать приказы, поставить задачи, вывесить карты движения транспорта с отмеченными на них опасными местами и т.д. Процесс передачи информации здесь облегчается подготовленностью личного состава! занимающегося решением общей задачи, отношениями в рамках одной системы полномочий: если капитан местного полицейского участка попросит своих подчиненных присутствовать на подобном собрании, то они, безусловно, придут. Однако кампания за безопасность движения будет гораздо более эффективной, если полиция заручится и поддержкой населения. Значит, надо проинформировать автовладельцев об этой кампании и о том, что именно от них требуется. Распространение такой информации становится особой задачей полицейского управления. Сотрудник по связям с общественностью должен проследить за тем, чтобы средства массовой информации — газеты, радио- и телестанции — получили соответствующие сведения; в стратегически выгодных местах можно вывесить плакаты или установить щиты. Другие организации, такие как Национальный совет безопасности и некоторые страховые компании, тоже будут способствовать широкой гласности кампании за безопасность движения. Итак, задача по распространению информации по внешним каналам гораздо труднее и менее определенна по результатам, чем задача ее распространения по внутренним каналам, и потребует использования различных административных приемов. Ниже будут рассматриваться в основном вопросы распространения информации внутри организаций. Проблемами информационных связей с внешним миром мы займемся довольно подробно в следующих главах.
<< | >>
Источник: Герберт А. Саймон, Дональд У.Смитбург, Виктор А. Томпсон. Менеджмент в организациях. 1995 {original}

Еще по теме ЭЛЕМЕНТЫ СИСТЕМЫ ОБМЕНА ИНФОРМАЦИЕЙ:

  1. РОЛЬ ОБМЕНА ИНФОРМАЦИЕЙ В ОРГАНИЗАЦИИ
  2. § 1. Международное сотрудничество в области обмена информацией и связи
  3. Выбор средств обмена информацией
  4. БАРЬЕРЫ НА ПУТИ ЭФФЕКТИВНОГО ОБМЕНА ИНФОРМАЦИЕЙ
  5. Уравнение обмена Фишера и кванты экономической информации
  6. Место и формы международного обмена технологиями и информацией в МЭО
  7. Компетенция федеральных органов исполнительной власти по формированию информационных ресурсов и организации обмена информацией
  8. КРУГООБОРОТ ПРОИЗВОДСТВА И ОБМЕНА ТОВАРОВ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ
  9. 2.2. Концепция геотехнических систем. Классификация процессов по типу обмена веществом и энергией со средой
  10. 9.1. Системы маркетинговой информации. Виды информации и методы ее сбора
  11. Процесс управления товарными системами как элемент системы преобразований
  12. 2. Система бюджетирования как элемент системы управления на предприятии.
  13. 8.1.Элементы системы внутреннего контроля. Надлежащая система бухгалтерского учета
  14. Кредитная система и ее элементы. Банковская система РФ: понятие, структура, этапы становления
  15. Товарная система как элемент системы управления предприятием
- Cвязи с общественностью - PR - Бренд-маркетинг - Деловая коммуникация - Деловое общение и этикет - Делопроизводство - Интернет - маркетинг - Информационные технологии - Консалтинг - Контроллинг - Корпоративное управление - Культура организации - Лидерство - Литература по маркетингу - Логистика - Маркетинг в бизнесе - Маркетинг в отраслях - Маркетинг на предприятии - Маркетинговые коммуникации - Международный маркетинг - Менеджмент - Менеджмент организации - Менеджмент руководителей - Моделирование бизнес-процессов - Мотивация - Организационное поведение - Основы маркетинга - Производственный менеджмент - Реклама - Сбалансированная система показателей - Сетевой маркетинг - Стратегический менеджмент - Тайм-менеджмент - Телекоммуникации - Теория организации - Товароведение и экспертиза товаров - Управление бизнес-процессами - Управление знаниями - Управление инновационными проектами - Управление качеством товара - Управление персоналом - Управление продажами - Управление проектами - Управленческие решения -